Microsoft 365 -palvelut

Microsoft 365 -ympäristössä yrityksen sähköpostipalvelu toteutetaan Exchange Onlinen avulla, ja Outlook toimii sen käyttöliittymänä tietokoneella, selaimessa ja mobiililaitteilla.

Exchange Onlinen avulla yritys saa käyttöönsä omalla verkkotunnuksella toimivat sähköpostiosoitteet, kuten etunimi.sukunimi@yritys.fi. Sähköposti, kalenteri ja yhteystiedot synkronoituvat käyttäjän eri laitteiden välillä ja ovat osa samaa Microsoft 365 -ympäristöä.

Miksi Exchange Online yrityksen sähköpostiin?

Monen webhotellin mukana tulee mahdollisuus luoda sähköpostilaatikoita yrityksen omalle verkkotunnukselle. Pienessä käytössä tällainen ratkaisu voi olla riittävä, mutta yrityksen tarpeiden kasvaessa Exchange Online tarjoaa huomattavasti monipuolisemman kokonaisuuden.

Exchange Online tarjoaa yritykselle tehokkaan roskapostin ja haitallisten sähköpostien suodatuksen sekä Microsoftin jatkuvasti ylläpitämän sähköpostiympäristön. Sähköpostitilit ovat myös osa yrityksen Microsoft 365 -käyttäjähallintaa, jolloin niiden käyttöoikeuksia voidaan hallita keskitetysti.

Yritys voi lisäksi ottaa käyttöön jaettuja sähköpostilaatikoita esimerkiksi osoitteille info@yritys.fi, myynti@yritys.fi tai laskutus@yritys.fi. Useampi työntekijä voi käsitellä saman postilaatikon viestejä omilla henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksillaan ilman yhteisen salasanan jakamista.

Exchange Online mahdollistaa myös yhteiset kalenterit ja helpottaa työntekijöiden välistä ajanvarausta. Outlookin sähköposti, kalenterit ja yhteystiedot toimivat saumattomasti yhdessä Microsoft 365:n muiden palveluiden kanssa.

Yrityksen sähköposti ei tällöin ole vain webhotellin yhteydessä toimiva postilaatikko, vaan hallittu osa yrityksen koko IT-ympäristöä.

Microsoft 365 soveltuu niin muutaman henkilön yritykselle kuin suuremmallekin organisaatiolle. Ympäristö voidaan rakentaa yrityksen nykyisten tarpeiden mukaan ja sitä voidaan laajentaa toiminnan kasvaessa.

Kun yritykseen tulee uusi työntekijä, hänelle voidaan luoda yrityksen käyttäjätunnus, sähköposti ja tarvittavat käyttöoikeudet sekä ottaa työlaite keskitetyn hallinnan piiriin. Näin uusien työntekijöiden käyttöönotosta saadaan toistettava ja yhdenmukainen prosessi.

Hyvin suunniteltu Microsoft 365 -ympäristö helpottaa päivittäistä työskentelyä, parantaa yrityksen tietoturvaa ja vähentää erillisten järjestelmien aiheuttamaa ylläpitotyötä.

Lopputuloksena yrityksellä on ammattimainen, turvallinen ja yhtenäinen digitaalinen työympäristö, jota voidaan kehittää yrityksen tarpeiden mukana.

Yrityksen tietoturvassa ei ole kyse ainoastaan virustorjunnasta. Yhtä tärkeää on hallita käyttäjätunnuksia, kirjautumisia, käyttöoikeuksia, sähköpostia, laitteita ja yrityksen tietojen sijaintia.

Microsoft 365:n avulla näitä voidaan hallita saman kokonaisuuden sisällä. Yrityksessä voidaan esimerkiksi ottaa käyttöön monivaiheinen tunnistautuminen, hallita työntekijöiden käyttöoikeuksia ja määrittää, millaiset laitteet pääsevät käsiksi yrityksen resursseihin.

Jos työntekijä vaihtuu tai laite katoaa, keskitetystä hallinnasta on huomattavaa hyötyä. Yritys pystyy reagoimaan tilanteeseen ilman, että kaikki riippuu yksittäisestä tietokoneesta tai työntekijän muistamista salasanoista.

Microsoft 365 auttaa kokoamaan yrityksen päivittäisessä työssä tarvittavat palvelut yhden yhtenäisen ympäristön alle. Sen sijaan, että sähköposti, tiedostot, käyttäjätunnukset ja työasemat toimisivat toisistaan irrallisina järjestelminä, niitä voidaan hallita keskitetysti.

Työntekijät saavat käyttöönsä tutut Microsoft 365 -sovellukset ja voivat työskennellä sujuvasti niin toimistolla, kotona kuin liikkeelläkin. Yrityksen tiedostot voidaan tallentaa OneDriveen ja SharePointiin, jolloin ne eivät ole yksittäisten tietokoneiden tai työntekijöiden henkilökohtaisten käyttäjätilien varassa.

Microsoft 365 auttaa ratkaisemaan esimerkiksi sähköpostiin, tiedostojen jakamiseen, etätyöhön, käyttäjätunnusten hallintaan, tietoturvaan ja työasemien ylläpitoon liittyviä haasteita.

Samalla Microsoft 365 antaa yrityksen toiminnasta ammattimaisemman ja yhtenäisemmän kuvan. Yrityksen omalla verkkotunnuksella toimiva sähköposti, Microsoftin tutut työvälineet sekä yhdenmukaisesti hallitut käyttäjätunnukset ja työasemat muodostavat kokonaisuuden, joka näkyy laadukkaampana toimintana niin työntekijöille kuin asiakkaillekin.

Microsoft Entra ID mahdollistaa yrityksen käyttäjätunnusten, kirjautumisen ja käyttöoikeuksien keskitetyn hallinnan.

Työntekijälle voidaan luoda oma yritystunnus, jolla hän kirjautuu Microsoft 365 -palveluihin ja yrityksen hallitsemille laitteille. Samaa käyttäjätunnusta voidaan hyödyntää myös monissa muissa yrityksen käyttämissä pilvipalveluissa.

Keskitetyn käyttäjähallinnan ansiosta yrityksen ei tarvitse hallita jokaista käyttäjää ja palvelua täysin erillisenä kokonaisuutena. Kun uusi työntekijä aloittaa, hänelle voidaan antaa tarvittavat käyttöoikeudet. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet voidaan puolestaan poistaa keskitetysti.

Entra ID mahdollistaa myös esimerkiksi monivaiheisen tunnistautumisen ja erilaiset kirjautumiseen liittyvät tietoturvakäytännöt. Näin yritys pystyy paremmin hallitsemaan sitä, kuka pääsee käsiksi yrityksen tietoihin ja palveluihin.

Microsoft Intune mahdollistaa yrityksen tietokoneiden ja mobiililaitteiden keskitetyn hallinnan.

Intunen avulla yrityksen työasemille voidaan määrittää esimerkiksi tietoturva-asetuksia, sovelluksia ja muita yrityksen yhteisiä käytäntöjä. Jokaisen tietokoneen asetuksia ei tarvitse tehdä ja ylläpitää erikseen, vaan laitteita voidaan hallita keskitetysti pilvipalvelun kautta.

Tästä on hyötyä erityisesti silloin, kun yrityksellä on useita työntekijöitä tai työntekijät työskentelevät eri toimipisteissä ja etänä.

Kun Microsoft Intunea käytetään yhdessä Entra ID:n kanssa, yritykselle voidaan rakentaa yhdenmukainen käyttäjä- ja laiteympäristö. Työntekijä saa käyttöönsä yrityksen hallitseman tunnuksen, työaseman, tarvittavat ohjelmistot ja asetukset mahdollisimman yhtenäisellä tavalla.

OneDrive ja SharePoint tarjoavat yritykselle hallitun tavan tallentaa ja jakaa tiedostoja Microsoft 365 -ympäristössä.

OneDrive soveltuu käyttäjän omien työtiedostojen tallentamiseen ja synkronointiin, kun taas SharePointin avulla voidaan rakentaa yrityksen yhteisiä tiedostoalueita esimerkiksi tiimeille, projekteille tai koko organisaatiolle.

Työntekijät voivat käyttää tiedostoja eri laitteilta ja jakaa niitä toisilleen ilman jatkuvaa sähköpostiliitteiden lähettämistä. Samoja Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostoja voidaan myös käsitellä yhdessä.

Yrityksen näkökulmasta tärkeää on ennen kaikkea se, että työssä syntyvä tieto voidaan pitää yrityksen hallitsemassa ympäristössä sen sijaan, että tiedostot hajaantuvat työntekijöiden tietokoneille, henkilökohtaisiin pilvipalveluihin tai sähköpostien liitteisiin.

Microsoft Teams kokoaa yrityksen sisäisen viestinnän, verkkopalaverit ja yhteistyön yhteen sovellukseen.

Teamsin avulla työntekijät voivat keskustella keskenään, järjestää etäpalavereita, jakaa tiedostoja ja työskennellä yhdessä riippumatta siitä, ovatko he samalla toimistolla vai eri puolilla Suomea.

Teams toimii yhdessä muun Microsoft 365 -ympäristön kanssa. Esimerkiksi Outlookin kalenteriin luotu Teams-palaveri näkyy käyttäjän kalenterissa, ja Teamsissa käsiteltävät yhteiset tiedostot voidaan tallentaa yrityksen Microsoft 365 -ympäristöön.