Google Workspace -palvelut

Google Workspace on yrityksille suunnattu pilvipohjainen työympäristö, joka yhdistää sähköpostin, tiedostojen tallennuksen, toimisto-ohjelmistot, videopalaverit ja yhteistyövälineet yhdeksi kokonaisuudeksi.

Google Workspace yritykselle sisältää tuttuja Googlen palveluita, kuten Gmailin, Google Driven, Google Kalenterin, Google Meetin sekä Docs-, Sheets- ja Slides-sovellukset. Yrityskäytössä palvelut liitetään yrityksen omaan verkkotunnukseen ja niiden käyttäjiä, käyttöoikeuksia sekä tietoturvaa voidaan hallita keskitetysti.

Google Workspace sopii erityisesti yrityksille, jotka haluavat helppokäyttöisen ja täysin pilvipohjaisen työympäristön, jossa työntekijät voivat käyttää yrityksen palveluita lähes miltä tahansa laitteelta ja sijainnista.

Perinteisen webhotellin mukana toimitettava sähköpostipalvelu voi olla riittävä hyvin yksinkertaiseen sähköpostikäyttöön. Yrityksen kasvaessa sähköpostilta ja sen hallinnalta vaaditaan kuitenkin usein enemmän.

Google Workspacen Gmail tarjoaa Googlen ylläpitämän sähköpostiympäristön, tehokkaan roskapostin ja haitallisten viestien suodatuksen sekä mahdollisuuden hallita yrityksen käyttäjätunnuksia ja tietoturvaa keskitetysti.

Yrityksen sähköpostitilit eivät tällöin ole yksittäisiä toisistaan irrallisia postilaatikoita, vaan osa yrityksen hallittua Google Workspace -ympäristöä.

Yritykselle voidaan rakentaa myös yhteisiä osoitteita ja sähköpostiryhmiä esimerkiksi osoitteille info@yritys.fi, myynti@yritys.fi tai laskutus@yritys.fi. Näin yrityksen yleisiä sähköpostiosoitteita voidaan hallita ilman, että työntekijöiden tarvitsee käyttää omia henkilökohtaisia osoitteitaan asiakasviestintään.

Google Workspace kokoaa yrityksen päivittäisessä työssä tarvittavat palvelut yhden käyttäjätunnuksen ja hallitun ympäristön alle.

Työntekijälle voidaan luoda oma yritystunnus ja sähköpostiosoite, joiden avulla hän pääsee käyttämään Gmailia, Drivea, Kalenteria, Meetiä sekä muita yrityksen käyttöön määritettyjä Google-palveluita.

Pilvipohjaisen toimintamallin ansiosta työskentely ei ole sidottu tiettyyn tietokoneeseen tai toimipisteeseen. Työntekijä voi käyttää sähköpostia, tiedostoja ja muita työvälineitä selaimella sekä mobiililaitteilla riippumatta siitä, työskenteleekö hän toimistolla, kotona vai liikkeellä.

Google Workspacen käyttäminen auttaa myös luomaan yrityksen toiminnasta ammattimaisemman ja yhtenäisemmän kuvan. Yrityksen omalla verkkotunnuksella toimivat sähköpostiosoitteet, yhteiset kalenterit, keskitetysti hallitut käyttäjätunnukset ja yhtenäiset työvälineet muodostavat selkeän kokonaisuuden niin työntekijöiden kuin asiakkaidenkin näkökulmasta.

Gmail yritykselle tarjoaa tutun Gmail-käyttökokemuksen yhdistettynä yrityksen omaan verkkotunnukseen ja Google Workspacen keskitettyyn hallintaan.

Yrityksen työntekijöille voidaan luoda esimerkiksi etunimi.sukunimi@yritys.fi-muotoiset sähköpostiosoitteet, mutta sähköpostia käytetään tutun Gmail-käyttöliittymän kautta selaimella tai mobiililaitteella.

Yrityskäyttöön tarkoitettu Gmail on osa Google Workspace -ympäristöä. Tämän ansiosta sähköposti toimii saumattomasti yhdessä esimerkiksi Google Kalenterin, Driven ja Meetin kanssa. Sähköpostista voidaan esimerkiksi siirtyä suoraan videopalaveriin, jakaa Driveen tallennettuja tiedostoja tai luoda kalenterikutsuja.

Google Drive tarjoaa yritykselle pilvipohjaisen ratkaisun tiedostojen tallentamiseen, jakamiseen ja käsittelyyn.

Sen sijaan, että yrityksen tärkeät dokumentit sijaitsisivat yksittäisten työntekijöiden tietokoneilla tai kulkisivat sähköpostien liitteinä, tiedostot voidaan säilyttää yrityksen hallitsemassa Google Workspace -ympäristössä.

Google Workspacen jaetut Drivet soveltuvat yrityksen yhteisille tiedostoille. Niiden avulla esimerkiksi tiimin, projektin tai koko yrityksen dokumentit voidaan säilyttää yhteisessä paikassa niin, etteivät tiedostot ole riippuvaisia yksittäisen työntekijän käyttäjätilistä.

Tiedostoille voidaan määrittää käyttöoikeuksia sen mukaan, ketkä saavat tarkastella, kommentoida tai muokata niitä. Tiedostoja voidaan myös jakaa hallitusti yrityksen ulkopuolisille henkilöille esimerkiksi asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa työskentelyä varten.

Google Workspace sisältää selainpohjaiset työkalut tekstinkäsittelyyn, taulukkolaskentaan ja esitysten tekemiseen.

Google Docs toimii tekstinkäsittelyyn, Google Sheets taulukkolaskentaan ja Google Slides esitysten laatimiseen. Sovellukset toimivat suoraan selaimessa, joten työntekijän ei yleensä tarvitse asentaa erillisiä toimisto-ohjelmistoja tietokoneelleen.

Yksi Google Workspacen suurimmista vahvuuksista on reaaliaikainen yhteistyö. Useampi työntekijä voi käsitellä samaa dokumenttia samanaikaisesti ja nähdä muiden tekemät muutokset välittömästi.

Dokumentteihin voidaan jättää kommentteja ja ehdotuksia ilman, että samasta tiedostosta syntyy useita eri versioita työntekijöiden sähköposteihin ja tietokoneille.

Tämä tekee Google Workspacesta erityisen toimivan ympäristön yrityksille ja tiimeille, joissa dokumentteja käsitellään paljon yhdessä.

Google Meet tarjoaa yritykselle työkalun videopalavereiden ja etätapaamisten järjestämiseen.

Videopalaverin voi luoda suoraan Google Kalenterin tapahtuman yhteydessä, jolloin osallistujat saavat kalenterikutsun mukana linkin Google Meet -kokoukseen.

Palaveriin osallistuminen onnistuu selaimella ilman erillisen kokoussovelluksen asentamista, mikä helpottaa erityisesti tapaamisia asiakkaiden ja yrityksen ulkopuolisten yhteistyökumppaneiden kanssa.

Google Meet toimii osana muuta Workspace-ympäristöä, joten sähköposti, kalenteri ja videopalaverit muodostavat työntekijälle yhtenäisen kokonaisuuden.

Google Kalenterin avulla työntekijät voivat hallita omia työkalentereitaan sekä jakaa kalentereita ja aikatauluja organisaation sisällä.

Työntekijät voivat tarkistaa toistensa vapaita aikoja, lähettää kokouskutsuja ja luoda Google Meet -videopalavereita suoraan kalenterista.

Yritykselle voidaan luoda myös yhteisiä kalentereita esimerkiksi neuvottelutilojen, lomien, tapahtumien tai muiden yhteisten resurssien hallintaan.

Kun Gmail, Google Kalenteri ja Google Meet toimivat samassa ympäristössä, sähköpostiviestinnästä, kokouksista ja ajanvarauksesta muodostuu yhtenäinen kokonaisuus.

Google Workspace mahdollistaa yrityksen käyttäjätunnusten ja palveluiden keskitetyn hallinnan.

Kun uusi työntekijä aloittaa yrityksessä, hänelle voidaan luoda yrityksen Google Workspace -tunnus ja määrittää tarvittavat palvelut sekä käyttöoikeudet. Työsuhteen päättyessä käyttäjän pääsy yrityksen palveluihin voidaan puolestaan poistaa keskitetysti.

Yritys voi ottaa käyttöön myös tietoturvaa parantavia ominaisuuksia, kuten kaksivaiheisen tunnistautumisen, sekä hallita käyttäjiin ja kirjautumiseen liittyviä asetuksia.

Keskitetty käyttäjähallinta vähentää tilanteita, joissa yrityksen tärkeät tiedostot, sähköpostit tai muut tiedot jäisivät työntekijöiden henkilökohtaisten Google-tilien varaan.

Google Workspace on suunniteltu pilvipohjaiseen työskentelyyn. Käyttäjä tarvitsee pääasiassa internetyhteyden ja selaimen päästäkseen käsiksi yrityksen sähköpostiin, tiedostoihin, kalenteriin ja muihin työvälineisiin.

Tämä tekee Google Workspacesta hyvän vaihtoehdon yrityksille, joissa tehdään etä- tai hybridityötä tai työntekijät työskentelevät useista eri sijainneista.

Sama työympäristö kulkee työntekijän mukana riippumatta siitä, käyttääkö hän yrityksen kannettavaa tietokonetta, kotitoimiston työasemaa vai mobiililaitetta.

Google Workspace soveltuu niin pienille yrityksille kuin suuremmillekin organisaatioille. Ympäristö voidaan ottaa käyttöön muutamalle työntekijälle ja laajentaa yrityksen henkilöstömäärän ja tarpeiden kasvaessa.

Uudelle työntekijälle voidaan luoda yrityksen sähköposti ja Google Workspace -tunnus sekä antaa pääsy tarvittaviin tiedostoihin, kalentereihin ja muihin palveluihin. Näin uusien työntekijöiden käyttöönotosta voidaan rakentaa hallittu ja toistettava prosessi.

Hyvin suunniteltu Google Workspace -ympäristö vähentää erillisten järjestelmien tarvetta, helpottaa työntekijöiden välistä yhteistyötä ja pitää yrityksen sähköpostit, tiedostot sekä käyttäjätunnukset yrityksen hallinnassa.

Lopputuloksena yritys saa modernin, ammattimaisen ja helposti käytettävän digitaalisen työympäristön, joka soveltuu erityisen hyvin pilvipohjaiseen ja paikasta riippumattomaan työskentelyyn.